Klachtenprocedure VV Noordwolde
VV Noordwolde streeft naar een veilige, sportieve en respectvolle omgeving voor al haar leden en betrokkenen. Soms gaat er toch iets niet zoals je dat zou willen. Als je iets aan de orde wilt stellen buiten de reguliere communicatiemogelijkheden die er zijn – en die we adviseren in eerste instantie te proberen -, kan je een klacht indienen. Dit klachtenprotocol beschrijft hoe klachten worden gemeld, behandeld en opgelost.
1. Wat is een klacht?
Een klacht is een uiting van onvrede over het gedrag van een persoon, een besluit of handelswijze van de vereniging of een situatie binnen VV Noordwolde. Klachten kunnen onder andere betrekking hebben op:
* Ongewenst gedrag (zoals pesten, intimidatie of discriminatie)
* Onenigheid met trainers, leiders, bestuursleden of andere vrijwilligers
* Organisatie van trainingen, wedstrijden of evenementen
* Materiaal of accommodatie
2. Wie kan een klacht indienen?
Iedereen die betrokken is bij VV Noordwolde, zoals:
* Leden
* Ouders/verzorgers
* Vrijwilligers
* Bezoekers/toeschouwers
3. Hoe een klacht melden?
a) Stap 1 – Informeel traject
Indien mogelijk, probeer het probleem eerst onderling op te lossen. Een direct gesprek met de betrokkene(n) kan vaak al veel verhelderen. Laat zaken niet te lang op het beloop en maak zaken bespreekbaar waar mogelijk.
b) Stap 2 – Melden bij vertrouwenspersoon
Indien onderling oplossen echt niet mogelijk is of onveilig voelt, kan de klacht gemeld worden bij de vertrouwenspersoon van VV Noordwolde. Contactgegevens vertrouwenspersoon:
De vertrouwenspersoon is onafhankelijk, luistert, denkt mee, en kan ondersteunen bij het vervolgtraject. Als er geen vertrouwenspersoon is (het is erg lastig om vrijwilligers te vinden) kan de melding gedaan worden bij het bestuur via bestuur@vvnoordwolde.nl. Bestuurder vervult dan de rol van vertrouwenspersoon. In voorkomende gevallen kan indiener bij het Centrum Veilige Sport een vertrouwenspersoon betrekken.
c) Stap 3 – Formele klacht indienen
Als de klacht niet naar tevredenheid is opgelost, kan een schriftelijke klacht worden ingediend bij het bestuur via: bestuur@vvnoordwolde.nl
4. Behandeling van de klacht
1. Bevestiging ontvangst
Binnen 5 werkdagen na ontvangst van de klacht ontvangt de indiener een bevestiging.
2. Onderzoek en hoor-wederhoor
Het bestuur onderzoekt de klacht. Zowel indiener als betrokkene(n) worden gehoord. Op basis daarvan wordt het te doorlopen proces bepaald.
3. Besluit en terugkoppeling
Binnen 4 weken neemt het bestuur een besluit en wordt de indiener schriftelijk geïnformeerd over het besluit en eventuele maatregelen.
4. Beroep
Als indiener het oneens is met het besluit, kan indiener in uitzonderlijke -ernstige- gevallen zoals seksueel overschrijdend gedrag, discriminatie en geweld, contact opnemen met de KNVB voor arbitrage.
5. Vertrouwelijkheid
Alle klachten worden vertrouwelijk behandeld. Alleen personen die direct betrokken zijn bij de afhandeling van de klacht krijgen toegang tot de informatie.
6. Registratie en evaluatie
Het bestuur registreert klachten (geanonimiseerd) om te leren en te verbeteren. Jaarlijks wordt een overzicht besproken binnen het bestuur.
7. Ongewenst gedrag en meldplicht
Bij (vermoedens van) seksueel grensoverschrijdend gedrag is het bestuur verplicht melding te doen bij de centrale meldplicht van de KNVB en/of andere instanties.
8. Slotbepalingen
* Dit klachtenprotocol is vastgesteld op 4 september 2025.
* Jaarlijkse evaluatie en bijstelling vindt plaats in de algemene ledenvergadering.
* Het protocol is te vinden op de website van VV Noordwolde.
*VV Noordwolde streeft ernaar dat we een fijne club zijn voor spelers, ouders en andere leden, staf, scheidsrechters vrijwilligers en betrokkenen. Om hier concreet invulling te geven hanteren we een gedragscode. Deze wordt ook gepubliceerd op onze website.